כל מה שתצטרכו לאירוע שלכם במקום אחד

הפקת אירועים – 9 טיפים לארוע המושלם

הפקת אירועים בלתי נשכחים היא משימה לא פשוטה. לא משנה אם מדובר בכנס, השקה או יום גיבוש לעובדים, ואם יש לכם שלושה שבועות לתכנן או שנה שלמה, ההצלחה של האירוע שלכם נמצאת בפרטים הקטנים. ריכזנו עבורכם כמה טיפים חשובים שיעזרו לכם בהפקת האירוע הבא שלכם.


הפקת אירועים: מה לעשות קודם


1. הגדירו את קהל היעד שלכם לפני הכל. הצעד הראשון, לפני שאתם עושים כל דבר אחר, הוא להגדיר באופן ברור מי קהל היעד שלכם. מהפעולה הזו יגזרו כל ההחלטות האחרות, כולל פורמט, תוכן, מחירים, מיקום וכו'. גישה מובנית זו גם תעזור לכם להישאר ממוקדים בהשגת מטרות ספציפיות וברורות באירוע.


2. ירידה לפרטים – יש להצטייד ברשימה של פרטים, מתאורה והסדרי תחבורה ציבורית ועד לתוכן וכיבוד. כאשר אתם מחליטים להפיק אירוע עסקי, כל פרט חשוב. הקהל שלכם ייחס הכל לכם ולמותג שלכם .... הכנת רשימה יבטיח שלא תתעלמו מפרטים קטנים וחשובים.


3. הגדירו מטרה עסקית ברורה לאירוע. לפני שתוכלו להתחיל בתכנון אירוע מוצלח, חשוב להבין באופן ברור את הסיבה להפקת האירוע, מכיוון שכל החלטה שתבוא בהמשך צריכה לתמוך במטרה העיקרית שלכם. האם זה אירוע ליצירת לידים (לקוחות פוטנציאליים)? האם האירוע נועד ליצירת מודעות לחברה שלכם או למוצר מסוים? האם הוא נועד לחזק את נאמנות הלקוחות? או שאתם פשוט רוצים לעשות כסף (שזה גם בסדר)? וודאו שצוות הפקת האירוע מודע למטרה, שלא יהיו אי הבנות...


4. היזהרו מהפקות אירועים אחרים בתעשייה בזמן קביעת מועד האירוע. בדקו את לוח השנה. ודאו שאתם לא מתזמנים את האירוע שלכם קרוב מדי לחגים או לתקופות חופשה פופולריות. חשוב באותה מידה גם לבדוק אירועים אחרים אליהם קהל היעד שלכם עשוי ללכת.


5. היו גמישים לשינויים בגודל, מיקום ופרטים נוספים. ככל שתיכנסו לתהליך הפקת האירוע, אתם עשויים לגלות כי האירוע משתנה בגודל, מיקום, ופרטים רבים אחרים ממה שתכננתם במקור. זה טבעי ובסדר גמור, כל עוד אתם לא מאבדים את הסיבה לכל העבודה הזו מההתחלה. גמישות מסוימת היא הכרחית.


6. דעו את מגבלותיכם. כולנו יודעים שהמטרה היא הפקת אירועים גדולים וגרנדיוזיים. לשם כך, עלינו להיות מודעים למה שאנחנו יכולים או לא יכולים לעשות באופן מציאותי - זה יכול להיות תקציב ... או זמן התארגנות. אם תחליטו להפיק אירוע בזמן של שבוע, תתכוננו להפקה אינטמית יותר. אם זה אירוע גדול, תכננו כמה חודשים קדימה. אם התקציב הוא קטן, ייתכן שתצטרכו לאזן עם יצירתיות והרבה 'עשה זאת בעצמך' כדי שזה יעבוד. ולסיום, הפקת אירועים - קצת טיפים לשיווק איך תגרמו לאנשים להשתתף באירוע שלכם?


7. כנראה שתצטרכו תכנית שיווק מפורטת. הפקת אירועים מחייבת תכנית שיווק. ככל שתהיו יותר מאורגנים, האירוע שלכם יהיה מקצועי יותר.


8. אל תחסכו במאמץ או שהאירוע שלכם ייכשל. אם אתם לא רוצים להיות באירוע שלכם לבד ... אז שווקו, שווקו, שווקו, שווקו ... ועוד קצת שווקו.


9. צרו סיבה או סיבות טובות עבור אנשים להגיע לאירוע. הגדירו באופן ברור מה באירוע ימשוך את קהל היעד שלכם לדפוק לכם בדלת. אם אתם משווקים מוצר זו יכולה להיות מסיבה עם הדגמות, תכנית אמנותית וכמובן מתנות. לקהל עסקי זה יכול להיות תוכן מקצועי, מרצה מצויין או ידוען מומחה. מה שזה לא יהיה, אל תשכחו למה רציתם מההתחלה שהקהל המסוים הזה יתחנן להיכנס לאירוע שלכם.


בהצלחה!





קולולו

כתבות נוספות:

אירוע בלתי נשכח
יום המילה
ברית מילה - על מה ולמה?
המוהל

© 2009 קולולו - כל הזכויות שמורות | יצירת קשר
צוות האתר אינו אחראי על מהימנות המידע על נותני השירות השונים.